در فرایند خرید سازمانی، تصمیمگیریها اغلب با پیچیدگیهای زیادی همراهاند. ریسکهایی مانند افزایش ناگهانی قیمتها، کمبود مواد اولیه، تأخیر در تحویل و تغییرات قوانین واردات و صادرات میتوانند بر زنجیره تأمین اثر منفی بگذارند. به همین دلیل، مدیریت ریسک به یکی از الزامات حیاتی برای واحدهای خرید و تأمین تبدیل شده است. در این مقاله، پنج راهکار کاربردی برای کاهش این ریسکها معرفی میکنیم.
۱. شناسایی و تحلیل ساختاری ریسکها
پیشگیری از ریسک زمانی ممکن است که ابتدا آن را بشناسیم. نخستین گام، تهیه فهرستی از انواع ریسکهایی است که ممکن است در فرایند خرید رخ دهند. این فهرست باید شامل ریسکهای مالی (مانند نوسانات نرخ ارز)، عملیاتی (تأخیر تأمین یا کیفیت پایین کالا)، حقوقی (ابهام در قراردادها یا تغییر مقررات) و محیطزیستی (آلودگی یا محدودیتهای تولیدی) باشد. پس از شناسایی، ارزیابی احتمال وقوع و شدت اثر هر ریسک باید انجام شود. این تحلیل به سازمان کمک میکند تا منابع خود را در مسیر کاهش مؤثرترین ریسکها هدایت کند.
۲. ارزیابی مستمر و دادهمحور تأمینکنندگان
تأمینکننده ناپایدار یا غیرمتعهد میتواند یکی از اصلیترین منابع ایجاد ریسک باشد. بنابراین، سازمانها باید از سیستمهای ارزیابی چندبُعدی برای سنجش عملکرد تأمینکنندگان استفاده کنند. شاخصهایی نظیر کیفیت تحویل، نرخ تأخیر، پایداری مالی، گواهینامههای استاندارد، و انعطافپذیری در شرایط بحرانی باید بهصورت منظم بررسی شوند. سازمانهایی که دادهمحور عمل میکنند و امتیازدهی شفاف به تأمینکنندگان دارند، در شرایط بحرانی آمادگی بالاتری برای واکنش دارند و سریعتر میتوانند گزینه جایگزین را انتخاب کنند.
۳. بهرهگیری از فناوری برای پیشبینی و هشدار زودهنگام
یکی از مؤثرترین راهکارهای مدرن، استفاده از نرمافزارهای ERP و سیستمهای تحلیلی هوشمند است. این سیستمها میتوانند سفارشات قبلی، وضعیت انبار، نرخ مصرف، روندهای بازار و حتی اخبار اقتصادی را تحلیل کرده و هشدارهایی در خصوص احتمال کمبود یا افزایش قیمت کالاها ارائه دهند. بهعنوان مثال، اگر یک تأمینکننده در تحویل سه سفارش اخیر دچار تأخیر شده باشد، سیستم بهصورت خودکار این الگو را تشخیص داده و به کارشناس خرید هشدار میدهد.
۴. تنوعبخشی به منابع تأمین
یکی از قواعد کلیدی در مدیریت ریسک، جلوگیری از وابستگی به یک تأمینکننده یا یک منطقه جغرافیایی خاص است. برای اقلام مهم و حیاتی، باید دستکم دو تا سه منبع قابل اطمینان در لیست تأمین قرار داشته باشند. علاوه بر این، بررسی عملکرد تأمینکنندگان در شرایط بحرانی (مثلاً دوران کرونا یا قطع مسیرهای حملونقل) میتواند به شناسایی گزینههای قابل اتکا کمک کند. انعقاد قراردادهای آزمایشی با تأمینکنندگان جدید نیز بخشی از این استراتژی محسوب میشود.
۵. مستندسازی دقیق و شفافسازی قراردادها
بسیاری از مشکلات حقوقی و اجرایی در خریدهای سازمانی به دلیل مستندسازی ناقص و قراردادهای مبهم ایجاد میشود. لازم است که کلیه توافقها، اعم از شرایط پرداخت، تاریخ تحویل، مشخصات فنی کالا، جریمه دیرکرد، نحوه بازگشت کالا و روش حل اختلاف بهصورت مکتوب و قانونی ثبت شوند. همچنین، نگهداری فایلهای دیجیتال از مکاتبات و مستندات در سامانههای خرید، دسترسی به سوابق و ارجاع سریع را در صورت بروز اختلاف ممکن میسازد.
بدون دیدگاه