چرا ارزیابی تأمینکنندگان از اهمیت بالایی برخوردار است؟
در فرایند خرید سازمانی، تأمینکنندگان نهتنها نقش تحویلدهنده دارند بلکه در کیفیت نهایی محصولات، رضایت مشتری، زمان اجرای پروژهها و حتی شهرت سازمان تأثیرگذارند. یک تأمینکننده ناتوان میتواند پروژهای کلان را زمینگیر کند، اعتبار برند را خدشهدار سازد یا هزینههای غیرقابل پیشبینی ایجاد کند. بنابراین ارزیابی منظم، ساختارمند و علمی تأمینکنندگان نهتنها اقدامی ضروری، بلکه بخش جداییناپذیر از استراتژی تأمین سازمانی است.
۱. تعریف دقیق شاخصهای ارزیابی:
معیارهایی برای انتخاب درست برای شروع یک ارزیابی حرفهای، باید از شاخصهایی استفاده کرد که قابل اندازهگیری و تحلیلپذیر باشند. برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
زمان تحویل
کیفیت کالا یا خدمات
قیمت
پاسخگویی
شفافیت مالی
رعایت مسئولیت اجتماعی و زیستمحیطی جمعآوری دادههای این شاخصها از طریق سیستمهای ERP، فرمهای بازخورد داخلی و مکاتبات رسمی به سازمان کمک میکند تصمیمی هوشمندانه و مبتنی بر واقعیت اتخاذ کند.
۲. بهرهگیری از فناوری برای ارزیابی مستمر و تحلیلی سازمانهایی که از سیستمهای ERP یا پلتفرمهای SRM استفاده میکنند.
به دادههای لحظهای و تحلیلی عملکرد تأمینکنندگان دسترسی دارند. این دادهها در قالب داشبوردهای مدیریتی، نمودارهای روندی و گزارشهای مقایسهای قابل نمایش هستند. از جمله مزایای این ابزارها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
نمایش خودکار شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI)
مقایسه عملکرد تأمینکنندگان
هشدار خودکار در صورت افت کیفیت یا افزایش زمان تحویل
ثبت مستندات حقوقی، قراردادها و تاریخچه همکاری با هر تأمینکننده با این امکانات، مدیر خرید قادر است بر اساس شواهد واقعی تصمیم بگیرد نه حدس و گمان.
۳. مصاحبه و ممیزیهای حضوری:
جنبه انسانی ارزیابی اگرچه دادههای کمی نقش کلیدی دارند، اما ارزیابی کیفی همچنان جایگاه خود را حفظ کرده است. بازدید از محل تولید یا دفتر تأمینکننده، بررسی فرآیندهای کنترل کیفیت، صحبت با مدیر تولید یا فروش، و مشاهده ظرفیت تولید واقعی، میتواند اطلاعاتی ارائه دهد که در هیچ گزارش آماری یافت نمیشود. همچنین ارزیابی اخلاق حرفهای، فرهنگ پاسخگویی و رفتارهای تجاری تنها از طریق تعامل حضوری و تجربه مستقیم قابل سنجش است.
۴. ارزیابی ۳۶۰ درجه با مشارکت ذینفعان داخلی یک خطای رایج در ارزیابی تأمینکننده.
تمرکز صرف بر دیدگاه واحد خرید است. در حالیکه واحدهای مصرفکننده داخلی تجربیات ارزشمندی دارند. به همین دلیل، بسیاری از سازمانهای پیشرفته از ارزیابی ۳۶۰ درجه استفاده میکنند که شامل امتیازدهی تمام ذینفعان سازمان به عملکرد تأمینکننده است. این رویکرد چندبُعدی، تصویر واقعیتری از همکاریها ارائه میدهد.
۵. پیوستسازی نتایج به تصمیمات راهبردی ارزیابیها نباید در فایلهای PDF خاک بخورند؛
بلکه باید مبنای تصمیمگیری برای ادامه همکاری، مذاکره مجدد، ارتقاء سطح همکاری یا حتی قطع رابطه تجاری قرار گیرند. سیستمهای هوشمند باید قابلیت اتصال مستقیم به ماژولهای سفارشدهی، مدیریت قرارداد و تخصیص بودجه را داشته باشند.
بدون دیدگاه